CÓMO ORGANIZAR LOS PAPELES PERSONALES Y EL ARCHIVERO

Sabías que nunca volvemos a revisar el 80% de lo que archivamos?

Hoy, en mi colaboración de Wradio (pueden descargar el audio en facebook: preguntaleanatalia.com) les pasé unos tips para organizar sus papeles personales.

También les prometí que subiría a este blog otras ideas para organizar el archivero y para saber qué tienen que conservar y por cuánto tiempo.

Les dejo esta entrada que algunos de ustedes probablemente ya habían visto, pero que puede resultarles de utilidad para refrescar la memoria.

Acuérdense que el desorden nos cuesta tiempo y dinero. Manos a la obra!

 ...... Estados de cuenta, facturas, recibos de honorarios médicos, teléfono, agua, luz, predial, gas.... AUXILIOOOOOOO!  Toma muy poco tiempo sentirse rebasado por tantos papeles que nunca dejan de acumularse y parece una tarea titánica tener que enfrentarse con ellos. 

Sin embargo, una vez que le asignamos un lugar a cada rubro en un archivero, la mitad del trabajo está hecha y sólo tenemos que tomarnos un poco de tiempo para colocar cada cosa en su lugar.

Les prometo que una vez que lo hagan, se van a sentir ligeros y con un orden mental capaz de armonizar su feng shui cerebral (bueno, al menos una parte).

POR DÓNDE EMPEZAR

Puede sonar muy obvio pero lo primero es depurar los papeles y correo que no has archivado: ya sé que tienes mejores cosas que hacer, por eso, hazlo de una vez y sácatelo de encima. 

Tira todo lo que ya no sirve (tritura bien los papeles que tengan información tuya para que nadie le dé mal uso) y empieza a clasificar por bloques. 

Es muy práctico tener una sección o un folder de acordeón para cada miembro de la familia donde guardar los papeles personales de cada uno (cartillas de vacunación, historial médico, diplomas escolares, actas de nacimiento, etc...) y aparte, otro archivo más general para casa (renta, hipoteca, agua, luz, teléfono, seguro....), finanzas (estados de cuenta bancarios, tarjetas de crédito, facturas, inversiones...) seguros médicos,  papeles y seguro del auto, pago de  impuestos (declaraciones anuales, notificaciones del SAT, etc...), pago de colegiaturas, membresías (desde cosco hasta el club de industriales, pasando por sport city o tu club), donativos (especialmente si tienes donativos fijos domiciliados a tu tarjeta de crédito o si tienes fijos anuales, por ejemplo)

Cuando tengas armado el sistema de archivo y un archivo muerto (donde conservarás todo aquello que no puedes tirar  pero que no necesitas tener a la mano: se puede ir a una caja de plástico para archivo con folders colgantes, hasta arriba de un closet) , haz un índice de tu archivero que te sirva como inventario. 

Dale una copia a tu persona de más confianza que queda a cargo de tus papeles y cosas si te pasa algo (por Ley de Murphy, cuando tienes todo planeado y previsto, no pasa nada, osea que hazlo y quédate tranquilo)

ORGANIZATE Y HAZLO

• UNA VEZ AL MES: archiva todo lo que acumulaste encima de tu escritorio y en el correo
• CADA 6 MESES: revisa tu archivero y tira lo que ya no necesitas 
• UNA VEZ AL AÑO: empieza el año con el pie derecho y aprovecha la cuesta de enero para depurar tu archivero y pasa al archivo muerto lo que SI necesitas conservar. También revisa tu archivo muerto y deshazte de lo que YA NO tienes que guardar más.

Y COMO LO PROMETIDO ES DEUDA, LES PASO LA GUÍA PARA TIRAR O CONSERVAR QUE LES PROMETÍ POR RADIO.....

QUÉ TIRAR Y QUÉ CONSERVAR:

• En el archivo general, sólo guarda lo del año en curso (agua, luz, predial teléfono, mantenimiento, colegiaturas, etc....) y los papeles personales (la mayoría de éstos se conservan para toda la vida).

• Cada año deshazte de cuentas de cable, de celular, teléfono fijo,  recibos de tarjetas de crédito (ojo, de los vouchers, no de los estados de cuenta) y fichas de depósito,recibos que no deduzcas, contratos de servicios que estén vencidos,  garantías expiradas

• Conserva para toda la vida: Nunca tires radiografías ni estudios médicos, en todo caso, pásalos al archivo muerto; Actas de nacimiento y copias certificables; Actas de matrimonio; Acciones de bolsa y fondos de inversión trámites de ciudadanía y nacionalidad; Escrituras (aunque hayas vendido la propiedad); Papeles de adopción; Acuerdos de custodia y poderes legales; Actas de divorcio y acuerdos de separación; Planes de retiro; Documentos de becas de estudio; Demandas; Declaraciones de impuestos; Poderes legales; Contribuciones y planes de pensión para el retiro; Récords militares (cartilla, etc...); Documentos religiosos

• En el archivo muerto guarda durante 7 años: Los documentos de donativos a caridades y fundaciones, (desde papeles hasta las facturas de un auto); Estados de cuenta bancarios y de tarjetas de crédito, respaldos de documentos financieros de tu disco duro, talonarios de chequeras; Recibos de equipo de oficina; Pólizas de seguros de alguna propiedad que hayas vendido; Comprobantes de domicilio de alguna propiedad que hayas vendido (predial, luz, mantenimiento, agua...); Reportes de accidentes y reclamaciones; Todos los comprobantes de pago de servicios que deduzcas de impuestos (el teléfono, celular, agua, predial...); Papeles de préstamos y pagarés que ya estén saldados